Comment organiser et gérer les documents administratifs d'une entreprise ?

Les documents administratifs sont importants pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Leur gestion nécessite une certaine organisation. Consultez cet article pour découvrir des conseils et des méthodes pour organiser et gérer les documents administratifs de votre entreprise.

Comment ranger efficacement des documents administratifs ?

Une entreprise se doit d’organiser et de gérer sa documentation pour gagner en temps, en énergie et en productivité. Trier sa documentation aide dans la transmission des données d’un service à un autre de l’entreprise. Après avoir trié ses documents, il faut passer à leur rangement. Avez-vous du mal à organiser et à gérer vos documents ? Confiez cette tâche à inforegistre et évitez les prises de tête avec la gestion administrative de votre société.

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Le tri des documents obéit à quelques étapes. Il faut d’abord posséder les documents à trier, cela revient à les créer ou à les recevoir. Tout dépend de l’activité de votre société. Ensuite, passer au tri proprement dit. C’est à ce moment que vous décidez du sort des dossiers que vous disposez : les jeter ou les conserver.

Une fois cette étape passée, il faut procéder au rangement des dossiers conservés. Ranger revient à les classer par ordre alphabétique, par ordre chronologique ou par thème. Dans le premier cas, les noms des produits ou des articles sont classés de A à Z. Lorsqu’il s’agit des personnes, ils sont classés en fonction de leur nom de famille et les prénoms sont mis entre parenthèses.

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Dans le deuxième cas de classement, chaque papier administratif est doté d’un numéro selon l’ordre chronologique de son arrivée. Ce type de classement est prisé en comptabilité. Dans le troisième cas, les documents sont classés selon le sujet qu’ils traitent. Ainsi, les versements et les relevés de compte peuvent se retrouver dans les informations bancaires. Les fiches de paie, les preuves de paiement ou les factures, peuvent se retrouver dans la rubrique comptabilité.

La dernière étape dans le tri est l’archivage. Il est aussi nécessaire, car tous les documents ne sont pas utilisés quotidiennement. Il faut donc les archiver pour avoir un regard beaucoup plus précis sur les documents fréquemment utiles.

Comment protéger les documents administratifs d’une entreprise ?

Les documents d’une entreprise sont à protéger pour éviter qu’ils ne tombent dans les mains de personnes malintentionnées. Ceci étant, il faut conserver les originaux de vos documents papiers dans un endroit sécurisé. Le coffre-fort, l’armoire fermée à clé ou le classeur sont des endroits sûrs pour ranger ses documents. Les avoirs sur vous constamment, n’est pas conseillé.

Aussi, vous pouvez faire des copies numériques de vos documents papier pour les stocker sur un support sécurisé. Les services de stockage en ligne sont aussi une alternative. Le filigrane est aussi conseillé pour protéger les documents (papier ou numériques) lorsque vous devez les transmettre à un tiers. Pour ceux qui ne le savent pas, le filigrane est un texte qui indique le destinataire et l'usage du document, ce qui empêche sa réutilisation frauduleuse.

 

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